L’utilité d’un tampon encreur pour l’activité de votre entreprise
Le tampon encreur est un outil encore très utilisé par les professionnels. Servant à signer et tamponner divers documents comme des contrats, des devis, des documents officiels etc., le tampon encreur doit être sélectionné en fonction des besoins de l’entreprise. Tous les tampons encreurs n’ont pas la même utilité.
La composition d’un tampon est effectuée avec différents éléments. La plupart du temps, un tampon encreur est composé d’une structure en plastique, mais il se peut que cette dernière soit également en bois. Le tampon sera ensuite composé d’une empreinte personnalisée avec le nom de votre entreprise ainsi que d’autres éléments de votre choix.
Posséder un tampon encreur personnalisé peut-être un très bon outil pour votre société. Dans cet article, nous allons voir ensemble les différents avantages pour votre entreprise, à posséder un tampon encreur.
L’utilité d’un tampon encreur.
Peu importe le type d’entreprise que vous dirigez, il est intéressant de posséder un, voire plusieurs tampons encreurs, pour faire valoir les documents officiels et apposer la signature de votre entreprise.
L’utilisation d’un tampon encreur peut faciliter bien des opérations. Vous avez certainement déjà vu ces outils dans l’enseignement, le commerce ou encore dans les services médicaux ou sociaux.
L’avantage est qu’un tampon encreur peut être entièrement personnalisé. Vous pouvez donc faire apparaître votre logo pour lui conférer une touche plus professionnelle.
Dirigeant d’une entreprise PME/PMI ou une entreprise de plus grande envergure, vous avez certainement un grand nombre de documents à rédiger, des formulaires à faire remplir, des factures à tamponner etc. Posséder un tampon encreur peut donc vous faire gagner beaucoup de temps.
A quoi peut servir un tampon encreur ?
- Il peut être utilisé pour trier de manière rapide vos documents.
Pour cela, les tampons types « Vu », « Payée », Acquittée », « Archive » ou encore un tampon encreur personnalisé avec l’empreinte « CONFIDENTIEL » seront utilisés. Très utile pour des factures, des devis, des contrats, des documents comptables, des informations sensibles etc.
- Le tampon encreur dateur permet d’un geste simple et rapide d’indiquer une date d’entrée ou de sortie d’un document, d’un produit, d’un service acquitté etc. Le tampon encreur dateur permet également de donner de la valeur à un document en y indiquant une date buttoir par exemple.
- Le tampon encreur professionnel permet de marquer l’approbation entre votre entreprise et vos fournisseurs afin d’authentifier la valeur d’un document par exemple.
Au sein d’un société.
Au cœur de votre entreprise, le tampon encreur est un véritable outil de communication. Il permet, en un seul geste, de tamponner sur un document ou autres les informations importantes de l’entreprise :
- Le nom de votre société
- Son adresse de siège
- Ses coordonnées de contact
- Informations juridiques et mentions obligatoires : forme de la société, montant du capital, RCS et SIRET, Code APE, NAF, TVA etc.
Si le tampon encreur professionnel est utilisé sur des documents officiels, il est impératif de faire apparaître les informations suivantes : nom de votre entreprise, adresse du siège social, forme juridique et montant du capital, numéro de Siret et RCS ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire.
En résumé, quels sont les avantages d’un tampon encreur ?
Un tampon encreur est un outil de communication et de marquage simple, souvent utilisé dans le cadre d’une activité professionnelle (ou de loisirs).
Il possède les avantages suivants :
- L’empreinte laissée par le tampon souligne la valeur d’un document et permet son authentification. Sur différents documents mais surtout sur les documents comptables, le tampon de l’entreprise est demandé pour authentifier l’originalité du document et apporter de la valeur à ce dernier.
En effet, tout produit ou document portant le nom de votre entreprise ou le nom d’une marque déposée ne peut être falsifié.
- Le tampon encreur peut être un très bon allié pour classer et gérer vos documents (factures, devis, archives, documents officiels, documents comptables etc.) Cela vous permet de gagner du temps lors du rangement ou pour connaître les documents à traiter en priorité par exemple.
- Le tampon encreur vous fera gagner du temps lors de la répétition d’un marquage. Comme par exemple, indiquer le nom et les coordonnées de votre entreprise sur plusieurs documents. Cela vous évite de passer de longues minutes à retranscrire le tout à la main (chèques, enveloppes, formulaires à remplir etc.).
Grâce à ce dispositif, votre entreprise peut travailler en toute sérénité et posséder des documents bien triés et rangés afin de gagner du temps dans une recherche d’archive, du rangement, ou pour la mise en place des priorités de traitement etc.
Si vous avez besoin d’un tampon encreur personnalisé, nos graphistes sont à votre disposition pour vous créer le tampon encreur dont vous avez besoin.
