Que faut-il pour bien communiquer lors de vos salons ?

Vous avez décidé de faire participer votre entreprise à un salon mais vous ne savez pas forcément comment vous y prendre pour bien la présenter et la mettre en avant. Les salons professionnels sont des lieux parfaits pour faire connaître votre entreprise à de nouveaux prospects. Ils font désormais partie intégrante de la communication des entreprises.

Au cours des salons, c’est l’occasion d’améliorer votre communication, créer de nouveaux contacts, mettre en avant et faire découvrir vos produits et/ou services mais surtout, c’est l’occasion de booster votre chiffre d’affaire.

Dans cet article nous allons voir ensemble comment préparer votre stand pour accueillir et attirer de potentiels clients lors d’un salon. Pour bien présenter votre entreprise lors d’un salon professionnel, nous allons vous apporter quelques conseils afin de vous préparer.

Conseil n°1 : Le choix du salon.

Pour communiquer de manière efficace et professionnelle, il est important de bien connaître le public qui sera convié au salon. Selon les personnes en face de vous, vous n’allez pas présenter vos produits de la même manière. L’approche sera différente, qu’il s’agisse d’un public plus ou moins jeune. En connaissant ainsi le public cerné, vous pourrez définir vos objectifs et votre stratégie en conséquence.

Conseil n°2 : Se préparer pour le salon.

Il est important de bien se préparer pour le salon professionnel. N’oubliez pas que l’image de votre entreprise sera entièrement détaillée, c’est pour cette raison que votre présentation doit être soignée et sérieuse.

Nous vous conseillons de mettre en place un rétroplanning reprenant point par point l’ensemble des tâches devant être effectuées, sans oublier d’y noter les dates limites de réalisation de chaque tâche. Ce système est le meilleur moyen de ne rien laisser au hasard et de tout planifier en détails.

Vous pouvez également créer une note de cadrage afin de bien organiser chaque tâche, comme par exemple le matériel nécessaire (roll-up, flyers, brochures, supports personnalisés, affiches etc), les moyens humains (graphistes, imprimeurs, employés, responsables etc) et également les moyens financiers (liste du budget alloué pour chaque élément).

Ensuite, il faudra penser à préparer le design de votre stand. Ce dernier doit être en harmonie avec votre entreprise et refléter les valeurs de cette dernière. N’oubliez pas que l’objectif est d’attirer un maximum de prospects. Votre stand doit donc être attractif et donner envie aux individus de s’y arrêter et découvrir votre entreprise.

Conseil n°3 : Les outils de communication.

Éléments très importants à ne pas laissez de côté. Il y a un grand nombre d’outils sur un salon professionnel qui peuvent être intéressants, tant sur l’aspect pratique qu’esthétique. Votre objectif ici est bien entendu de montrer votre présence, d’être connu et reconnu par vos clients ou futurs clients.

Voici une liste d’outils de communication que nous vous conseillons d’apporter avec vous lors du salon professionnel :

- Les cartes de visite : Importante et indémodable, la carte de visite est un élément essentiel à avoir absolument avec vous. Elle doit être personnalisée et doit refléter l’image de votre entreprise.

- Les brochures : Faciles à tenir en main et à déposer sur votre stand, elles sont très efficaces pour communiquer sur votre marque, vos produits et/ou vos services. Les brochures sont parfaites pour laisser un souvenir aux clients afin que ces derniers se souviennent de vous.

- Le Roll-Up : Élément de communication intéressant à avoir sur son stand. C’est une excellente manière d’afficher votre message en grand format. Facile à transporter et relativement léger, le roll-up est un outil optimal pour vous montrer et vous faire connaître.

- Le drapeau : Cet outil est idéal pour se faire remarquer. Optez pour un design original en adéquation avec l’image de votre entreprise. Les avantages des drapeaux sont que ces derniers sont flexibles, légers, faciles à transporter et à assembler. Le drapeau se dispose où vous le souhaitez et permet de faire passer un message. Idéal pour la communication en intérieur, comme en extérieur.

- Les supports personnalisés : Bloc-notes, post-it, stylos, clés USB, agendas etc. Les outils de communication personnalisés sont toujours une très bonne idée, ils sont utiles au client et laissent un souvenir de votre entreprise entre leurs mains. Le client aura ainsi le nom de votre entreprise sous les yeux, quotidiennement.

- Les réseaux sociaux, la campagne d’emailing, votre site internet ou votre blog : Ces outils sont très utiles pour informer vos clients potentiels sur votre existence, sur votre présence au salon et sur les produits/services que vous proposez. Cela permet également de générer du trafic sur votre site.

- La communication papier ou virtuelle : Vous pouvez également envoyer des invitations, soit sous forme de lettre manuscrite, soit par e-mail, à vos clients et prospects qui pourraient être intéressés par vos prestations.

- Organisation d’une animation : Jeu concours, Mini-conférence, Atelier à thème etc. Afin d’augmenter l’attractivité de votre stand lors du salon, vous pouvez également créer un jeu concours spécial. Ce type d’animation permet généralement de faire augmenter le taux de fréquentation de votre stand, et donc d’augmenter votre visibilité.
N’hésitez pas à créer un formulaire afin de récolter les données sur de potentiels clients. (N’oubliez pas de les en informer préalablement)

Conseil n°4 : Le jour de l’événement.

Chacun de vos salariés/employés devra connaître son rôle, ils devront également être enjoués, dynamiques et professionnels. Le sourire est indispensable dans ce genre d’événement. Un accueil chaleureux sera toujours extrêmement apprécié par les clients, et cela pourrait même jouer en votre faveur.
Par exemple : Un client s’intéressant à un concurrent, s’il vous trouve beaucoup plus sympathique et accueillant, n’hésitera pas à venir vers vous plutôt que vers votre concurrent direct.
Il est donc primordial de stimuler votre équipe avant l’événement.

Le stand devra également être parfaitement organisé. Prévoyez un endroit spécial pour accueillir vos potentiels clients afin de prendre le temps nécessaire pour discuter et échanger avec eux sur leur projet par exemple.

Enfin, n’hésitez pas à animer et égayer votre stand avec des accessoires à l’effigie de votre entreprise, des cadeaux, des bonbons, des démonstrations etc.

Conseil n°5 : Le Bilan.

Après avoir participé au salon, il est important de faire le point et d’organiser un débriefing sur ce qu’il s’est passé durant cet événement. Réunissez votre équipe pour faire le point sur les actions qui ont bien fonctionné ou non, sur les points à améliorer, faites le bilan sur le chiffre engendré et les actions à mettre en place pour améliorer votre visibilité par exemple.

Ensuite, ne laissez pas de côté les différents contacts récupérés au cours du salon. Organisez des campagnes e-mailing de relance, des courriers personnalisés, ajoutez un bouton d’Appel à l’Action. Mettez en place les actions nécessaires pour exploiter au mieux les nouveaux contacts que vous avez pu récupérer.

Pour résumé.

Pour bien préparer votre entreprise à la participation d’un événement tel qu’un salon professionnel, le plus important est bien de s’organiser préalablement et suffisamment en avance.
Les outils de communication devront être pensés en amont pour être prêt lors du Jour J. Votre équipe devra être briefée, afin que chacun des membres connaisse sont rôle et sa fonction. Il faudra également faire de la publicité en informant les internautes, vos clients, partenaires etc. sur le fait que vous participez à un événement professionnel.

Pour résumé, le secret d’un salon professionnel réussit est bien entendu l’anticipation et la préparation au préalable. N’hésitez pas à établir un tableau avec des dates limites de préparation pour chacune des tâches à accomplir avant le Jour-J. Cela vous aidera grandement à vous organiser et à anticiper les événements.