Qu’est-ce que la signature mail et quel est son intérêt ?

Pourquoi utiliser une signature mail pour son activité professionnelle ?

Dans notre monde numérique, le mail est l’outil de communication le plus répandu et le plus utilisé, surtout dans les entreprises, PME/PMI etc.

La meilleure solution pour sécuriser et rendre vos mails plus professionnels et sérieux est l’utilisation d’une signature mail. En effet, les mails signés électroniquement apportent une assurance au destinataire que la personne avec qui il parle est bien la bonne personne ou la bonne entreprise.

Dans cet article nous allons voir ensemble ce qu’est une signature mail, quel est son but et son intérêt pour votre entreprise.

Définition d’une signature mail

La signature mail remplit la même fonction qu’une signature manuscrite sur un document en version papier : elle prouve et authentifie le document.

À l’intérieur d’un courrier électronique (d’une entreprise par exemple), la signature mail est généralement intégrée au contenu, en bas de page. Elle consiste en l’insertion d’un fichier comprenant l’identité et les références professionnelles de l’auteur du mail.
La signature mail est comme une carte de visite, elle comprend les informations concernant la personne et également un lien vers un site de référence.

C’est un bon moyen pour le destinataire de s’assurer de l’identité de la personne avec qui il échange.

Objectif de la signature mail

L’objectif de la signature mail est de garantir l’intégrité des échanges et authentifier l’expéditeur du mail. Elle va donc servir à confirmer la source d’une information numérique.
Elle est utile pour les mails mais pas que, elle concerne et protège également tout autre document électronique de valeur ou confidentiel.

La signature mail va également garantir l’intégrité des données contenues dans le courrier électronique. Le destinataire sera alors assuré que personne n’aura eu accès à ces données et qu’elles n’ont pas pu être manipulées ou modifiées.

D’un point de vue juridique, la signature mail peut être utilisée comme preuve valable et apporte des indications sur l’origine du courrier électronique.

L’importance d’une signature mail bien réalisée

Il est également important de bien soigner sa signature mail car, comme nous l’avons dit, l’e-mail est l’outil de communication le plus utilisé dans le monde professionnel.
Une signature mail bien réalisée apporte donc un côté authentique et sérieux aux mails que vous échangez avec vos clients, vos partenaires ou fournisseurs.
La signature mail est la dernière impression que vous allez laisser à votre interlocuteur, elle doit donc être bien conçue.

Le contenu de la signature mail

Le contenu de votre signature mail est très important. En général, cette dernière comprend des informations essentielles pour votre interlocuteur comme :
- Votre nom et prénom ;
- Votre place dans l’entreprise ;
- Le nom de l’entreprise et les coordonnées de contact ;
- Lien vers votre site internet ou réseaux sociaux ;
- Le logo de l’entreprise ou votre photo professionnelle.

Le contenu de votre signature mail doit donc être pertinent, court et parfaitement lisible par votre interlocuteur.

La forme de la signature mail

Concernant l’aspect de votre signature mail, il est conseillé d’utiliser les éléments de votre charte graphique afin qu’elle soit en adéquation avec votre logo d’entreprise.

Il existe également différents types de signature mail, les voici :
- La signature textuelle à Utilisée par une grande majorité, elle contient les informations nécessaires (citées plus haut) mais est plutôt froide et peu esthétique. Très facile à mettre en place, elle est à la portée de chacun. Mais d’un point de vue business et professionnel, elle est peu attrayante.

- La signature image à Sous cette forme, votre signature mail est conçue avec une image. Plus personnelle et attrayante, elle est personnalisée et unique en son genre. Nous vous conseillons ici encore d’utiliser la charte graphique de votre entreprise pour concevoir votre signature mail sous forme d’image. 
Attention, certaines interfaces bloquent l’apparition de ces images.

- La signature HTML à Ce type de signature est certainement la plus complète de celles que nous avons vu jusqu’à maintenant. Elle est plus fiable et permet d’afficher votre signature mail sur tous les e-mails.
Entièrement personnalisable, fiable et pertinente, ce type de signature mail va vous permettre de dégager une image plus professionnelle et sérieuse de votre entreprise. Ce qui est un véritable plus pour les clients, cela engendre un sentiment de confiance envers votre entreprise.

En résumé

La signature mail est souvent sous-estimée par les entreprises. Il est important de ne pas la négliger car même si le contenu de votre mail est très professionnel, la signature mail est le dernier élément que le client va voir. Alors, c’est une bonne chose si vos clients terminent leur lecture sur une note positive et professionnelle. C’est un point rassurant pour vos interlocuteurs.

La signature mail va vous permettre de mettre en avant votre entreprise, de vous démarquer de la concurrence et de prouver votre professionnalisme.

Prouvez à vos clients qu’ils ont raison d’avoir confiance en vous en ne négligeant aucun détail. Pour la création de votre signature mail, faites confiance au meilleur et choisissez Création-Logo, votre site internet spécialisé dans la réalisation de tous vos éléments graphiques.

Pour une identité d’entreprise professionnelle et complète.